Det er kun virksomheder, der har 50 eller flere ansatte, der fra den 17. december 2023 har pligt til at stille en whistleblowerordning til rådighed for virksomhedens ansatte
Har du under 50 ansatte, har du ikke pligt til at implementere en whistleblowerordning.
Hvordan implementerer man en whistleblowerordning?
Overordnet, skal der gøres følgende:
- Der skal laves en whistleblowerpolitik - se evt. Dansk Bilbrancheråds skabelon til en whistleblowerpolitik (vedhæftet).
- Der skal udpeges en intern enhed/afdeling, fx en HR-afdeling, eller en person, der har til opgave at modtage og bekræfte indberetninger samt foretage undersøgelser. Der er valgfrihed i forhold til formkrav, og man kan i princippet have en fysisk postkasse, hvor whistlebloweren kan aflevere breve i eller benytte virksomhedens egne digitale systemer, fx e-mail. Whistlebloweren kan indberette både mundtligt, skriftligt eller begge dele.
- Man kan også vælge at udlicitere whistleblowerordningen helt eller delvist til en ekstern udbyder. Der findes flere udbydere på markedet, der tilbyder fælles digital whistleblower-portalløsninger og som håndterer de indkomne oplysninger. Whistleblowerloven giver valgfrihed.
- Arbejdspladsen har en informationspligt, hvor alle ansatte skal oplyses om whistleblowerordningen og som skal være tilgængelig på arbejdspladsens intranet og/eller i en personalevejledning, der fx udleveres i forbindelse med ansættelse af en medarbejder.
- Derudover skal man iagttage regler om bl.a. dokumentationspligt, tavshedspligt og videregivelse, anonymitet og fortrolighed samt behandling af personoplysninger (GDPR) - og har virksomheden en persondatapolitik, kan det være relevant at opdatere persondatapolitikken ift. behandling af personoplysninger.
Gode råd fra Justitsministeriet
Justitsministeriets "Vejledning om whistleblowerordninger på private arbejdspladser", kan med fordel læses, hvis der skal implementeres en whistleblowerordning i virksomheden. Du kan bl.a. læse mere om:
- Whistleblowerens og den berørte persons rettigheder, fx beskyttelsen af whistlebloweren mod repressalier, fx beskyttet mod afskedigelse.
- Hvem kan indgive oplysninger som whistleblower, fx ansatte, kunder og eksterne parter.
- Hvilke oplysninger, der er omfattet af ordningen, fx alvorlige lovovertrædelser og øvrige alvorlige forhold.
- Hvilke krav der er til en whistleblowerordning
Spørgsmål og rådgivning
Har du spørgsmål eller brug for rådgivning, kan du kontakte Dansk Bilbrancheråds personalejuridiske hotline – Mille Vollmer tlf. 30 14 52 06 eller mv@dbr.dk.
