Når du skal finde en ny medarbejder, skal du huske at have fokus på GDPR, dvs. reglerne om, hvordan du behandler og indhenter oplysninger om ansøgere m.v. Desuden er der nye regler for ansatte, som du også skal være opmærksom på. Datatilsynet har et stort fokus herpå, og du kan nedenfor blive klogere på de seneste opdateringer herfra.
Datatilsynet har den 29. marts 2023 offentliggjort en revideret vejledning om databeskyttelse i ansættelsesforhold. Vejledningen er relevant for alle, der rekrutterer og ansætter medarbejdere. Få et overblik over ændringerne her.
Når der skal ansættes nye medarbejdere, kan det være relevant at indhente referencer. Tidligere har Datatilsynet anbefalet at indhente et samtykke hos ansøgeren forud for indhentelse af en reference. Det skal arbejdsgiver ikke længere, fordi det alligevel ikke lever op til betingelsen om, at det skal være afgivet frivilligt. Der vil altid være et ulige forhold mellem arbejdsgiver og ansøger i rekrutteringssammenhæng, og af den grund vil et samtykke ikke være givet frivilligt - og er dermed ugyldigt. Derfor giver det ikke mening at bede om et samtykke.
Arbejdsgiver skal i stedet sikre forudsigelighed og gennemsigtighed, herunder at ansøgeren er informeret om, at - og fra hvem og hvornår - der vil blive indhentet referencer, hvilke oplysninger der vil blive indhentet og at ansøgeren er indforstået med dette. Det kunne fx ske ved, at det fremgår af stillingsopslaget, at referencer fra tidligere arbejdsgiver indhentes, eller hvis ansøgeren selv har opgivet referencen.
Arbejdsgiver skal skelne mellem referencer, der udveksles mundligt og referencer, der bliver registreret elektronisk. Databeskyttelsesloven finder ikke anvendelse på referencer, der indhentes mundtligt - det er kun referencer, der udveksles eller registreres elektronisk, fx på mail. Hvis arbejdsgiver behandler referencer elektronisk, så skal arbejdsgiver sørge for, at ansøgeren er informeret om, og er indforstået med, at arbejdsgiver behandler oplysninger om referencer.
I den nye vejledning indskærpes det, at arbejdsgiveren skal foretage en konkret vurdering af, om det vil være relevant og nødvendigt at indhente en straffeattest. Arbejdsgiver må ikke standardmæssigt indhente straffeattester på alle ansøgere - der skal foretages en konkret vurdering i de enkelte ansættelsessituationer. Indhentelse af straffeattest på en ansøger kræver også, at rekrutteringsforløbet er så fremskredent, at ansøgeren reelt er i betragtning til stillingen.
Dette betyder også, at indhentelsen af straffeattest på en ansøger, som påtænkes ansat, skal være nødvendig for, at arbejdsgiveren kan sikre sig, at en ansøger ikke er straffet af relevans for en stilling, hvor det vil have betydning, om den pågældende er straffet, eller nødvendig af hensyn til arbejdsgiverens legitimitet, herunder troværdighed udadtil.
Det vil fx være relevant for arbejdsgiver at sikre sig, at en person, som har søgt en stilling som bogholder eller ledende medarbejder med økonomiansvar, ikke tidligere er straffet for berigelseskriminalitet. Det vil derimod sjældent være relevant at indhente straffeattester i forhold til stillinger, hvor stillingen ikke indebærer adgang til betroede midler, forretningshemmeligheder mv.
Arbejdsgiver kan uden videre offentliggøre oplysninger om ansattes navn, arbejdsområder, kontaktoplysninger og produkter med fagligt indhold, fx webinarer.
I følge den nye vejledning er det fortsat udgangspunktet, at offentliggørelse af medarbejderfotos på internettet kræver medarbejderens samtykke.
Hvis det er nødvendigt af hensyn til arbejdets karakter, har arbejdsgiver mulighed for at betinge sig, at der sker offentliggørelse af andre nødvendige (arbejdsrelaterede) oplysninger om medarbejderen på arbejdsgivers hjemmeside, herunder portrætbilleder.
Dette vil kunne være tilfældet, hvis der er tale om stillinger, hvor den pågældendes person er i centrum for arbejdet, eller hvor den ansatte har funktioner særligt rettet mod offentligheden.
Arbejdsgiveren skal i andre tilfælde sikre sig, at den ansatte er indforstået med, at der offentliggøres billeder eller videoer med den pågældende. Dette kan i forhold til billeder, herunder portrætbilleder, som let kan udskiftes, ske ved at bede den ansatte om samtykke til offentliggørelsen.
Det kan være en god ide for arbejdsgiveren at gennemgå databeskyttelsespolitikker mm. med henblik på at sikre overholdelse af den nye vejledning.
Du finder Datatilsynets reviderede vejledning her
Henvendelse
Spørgsmål kan rettes til personalejuridisk medlemskonsulent, Mille Vollmer, tlf. 30145206 eller mv@dbr.dk(link sends e-mail).
Dansk Bilbrancheråd
Kirkevej 1 - 3, 2630 Taastrup
Telefon +45 4399 6633
CVR: 53384412
E-mail info@dbr.dk
Privatlivspolitik og cookies
